Pourquoi toutes les entreprises de taille moyenne (PME, ETI) devraient envisager d'externaliser leurs activités de paie complexes.
Nous savons que la paie est complexe, quelle que soit la taille de votre organisation.
Il existe trois axes de complexité auxquels toutes les organisations sont confrontées et il est essentiel de savoir où vous vous situez sur l'échelle par rapport à ces trois axes pour réussir la paie. Plus la paie de votre organisation est complexe, plus vous bénéficierez de l’externalisation de ces activités transactionnelles.
Complexités juridiques
La paie implique une énorme quantité d'informations sensibles. Le stockage, l'utilisation et le transfert de ces données sensibles sont fortement réglementés par le règlement général sur la protection des données (RGPD). Il n'est donc pas surprenant que rester conforme au RGPD soit une préoccupation majeure pour toutes les entreprises.
En plus de rester conforme au RGPD, les services de paie doivent systématiquement mettre en œuvre la législation gouvernementale et les mises à jour de la réglementation dans leurs processus et systèmes, ce qui entraîne souvent des exigences de déclaration des données. Cela peut être un exercice long et coûteux, en particulier lorsque vous comptez sur des ressources internes pour le faire.
Le fait d'avoir un fournisseur de solutions et de services qui en est responsable garantit que ces systèmes et processus sont toujours à jour avec les dernières exigences législatives et élimine le besoin pour votre organisation d'investir dans des systèmes et des processus coûteux et complexes.
En outre, les organisations en croissance sont susceptibles de s'étendre dans de nouveaux pays. Avec une telle expansion vient un besoin immédiat pour ces organisations de comprendre et de respecter les différentes exigences gouvernementales en matière de rapports et de réglementation dans chaque pays. Cela signifie que les solutions et processus de paie doivent être établis, mis à jour et gérés dans chaque pays - ce qui, encore une fois, peut être un exercice coûteux. Il faudra certainement que les organisations localisent et reçoivent des conseils de personnes ayant une expertise spécifique au pays.
Le recours à un prestataire de services doté d'une expertise multi-pays dans tous les domaines de la gestion de la paie garantit que vos processus et solutions de paie sont toujours conformes aux exigences législatives. Cette approche réduit la pression supplémentaire sur vous et votre organisation, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Complexités de gestion RH
Le prochain axe de complexité qui affecte votre paie est celui des vos salariés. La situation de vos salariés est en constante évolution et, pour cette raison, les données de vos salariés doivent être mises à jour régulièrement. Que les gens rejoignent, quittent, sont promus ou mutés, changent leurs habitudes de travail, se marient, déménagent ou changent de banque (la liste est longue), vous devez vous assurer que leurs informations sont mises à jour dans votre système. La prise en compte de ces changements en temps opportun permet aux organisations d'éviter les calculs rétrospectifs dans la paie et la complexité afférente.
Non seulement vous avez besoin d'un système de première classe pour faire face aux complexités des circonstances de vos employés, mais vous avez également besoin d'une équipe de responsables de paie formés, capables de gérer les procédures et les calculs complexes. Prenons par exemple les calculs de paie rétrospectifs. Faire face aux changements tardifs de la paie a un impact énorme sur l'équipe de paie, surtout si la technologie en place est incapable de traiter ces calculs automatiquement. Si votre système n'est pas en mesure de traiter les paiements rétrospectifs, vous devez disposer d'une équipe correctement formée qui peut effectuer ces calculs manuellement avec précision, puis saisir ces données dans le prochain cycle de paie. Cependant, même si vous exploitez un système capable de traiter ces paiements, vous vous appuyez toujours sur l'expertise de vos équipes de paie pour valider les calculs.
Se tenir au courant de tous ces changements et continuer à gérer une paie précise et conforme est un défi. Il est essentiel non seulement au succès de votre organisation, mais également à vos salariés, aux prestataires de services tiers et, en fin de compte, aux gouvernements qui réglementent la paie. Avoir un fournisseur de services de paie permet de réduire considérablement le stress de rester à jour sur les changements de données de votre effectif tout en restant conforme à la loi.
Complexités organisationnelles
Le dernier axe de complexité qui affecte votre paie est la complexité de votre organisation. La structure de votre organisation, la façon dont vous opérez, le nombre de cycles de paie que vous gérez et le type de main-d'œuvre que vous employez contribuent tous à la complexité de votre paie. Cette complexité supplémentaire est principalement due au volume de données et à la variété d'options et de variations qui doivent être traitées au cours d'un cycle de paie.
En outre, globalement il y a eu une évolution majeure vers la rémunération «axé sur les salariés» qui est organisé autour des avantages sociaux flexibles et travail flexible et non seulement sur des salaires de base. Cela a conduit à une augmentation significative du nombre d'ajustements et d'exceptions appliqués par cycle de paie.
Cette nouvelle orientation a conduit les équipes de paie à avoir souvent besoin d'exécuter des simulations de paie quotidiennes, ce qui prend beaucoup de temps et d'efforts. En externalisant cette activité transactionnelle, les entreprises peuvent y remédier. Ils peuvent remettre l'accent sur les stratégies commerciales de base pour réussir et faire des économies en même temps.
Nous pouvons tous convenir qu'il est difficile de faire fonctionner une entreprise. Les organisations pleines de départements complexes avec leurs propres systèmes et processus encore plus complexes rendent les choses encore plus difficiles. Il n'est pas surprenant que nous perdions souvent notre concentration sur ce qui est vraiment important: notre cœur de métier et nos stratégies de croissance et d'amélioration. L'externalisation de certains de ces processus réduira la pression sur votre organisation et vous permettra de recentrer l'attention sur vos objectifs commerciaux. Chaque organisation, de taille petite, moyenne ou grande devrait examiner les options de paie dont elle dispose si elle souhaite économiser du temps, des efforts et des coûts, et réussir dans le monde d'aujourd'hui.